¿Qué es la planificación de escenarios y por qué es tan importante?
14 de junio de 2021
Ha sido una época interesante para vivir. Aunque todos nos hemos acostumbrado a que el cambio sea la norma, la cantidad de cambios que se han producido en los últimos 18 meses va mucho más allá de cualquier tipo de "norma". La volatilidad en muchos de mis clientes es muy alta, y puede ser muy difícil saber cómo gestionar esto cuando es difícil saber exactamente lo que está sucediendo.
La pandemia ha afectado enormemente a los hábitos de los consumidores, que han pasado de comer en tiendas a hacerlo en línea, a comer y beber en casa frente a comer y beber fuera, a la gran demanda de productos antibacterianos y de desinfección, a la voluntad de los consumidores de "darse un capricho" en el hogar, que ha impulsado las compras de lujo de alta gama, al aumento del precio de la vivienda y a la venta de casas, que ha hecho que las compras de los hogares se disparen a nuevas alturas. Estos cambios en el consumo están provocando un efecto látigo en muchas cadenas de suministro, y las consecuencias se dejan sentir en todas partes.
Muchos de mis clientes se preguntan ahora cómo pueden planificar eficazmente con esta volatilidad e incertidumbre constantes. La modelización estadística de antaño tiene sin duda mucho menos valor que antes, y la necesidad de pensar y planificar de forma diferente es más importante que nunca.
Entonces, ¿cuál es la respuesta?
He ayudado a muchos de mis clientes a utilizar la "planificación de escenarios". Este enfoque dinámico de la gestión de la incertidumbre está dando una ventaja competitiva a aquellos que lo hacen de forma eficaz, permitiendo que la planificación y la toma de decisiones prosperen y que se alcance el éxito empresarial.
Para poder planificar por escenarios, debe haber un plan base que ya esté en marcha. La Planificación Empresarial Integrada (PEI) es una base fundamental para poder realizar la planificación por escenarios.
El IBP permite a una organización crear y desarrollar un plan integrado en torno a un conjunto común de supuestos y planes. La integración y alineación de estos planes e hipótesis significa que la empresa es capaz de crear un enfoque de "un conjunto de números" para el futuro, desarrollando una base firme para luego determinar cómo responder a la incertidumbre. Sin esta base fundamental en torno al "resultado más probable" no es posible planificar el escenario en torno a él.
Planificar una respuesta a la incertidumbre
Una vez que una organización ha establecido el "resultado más probable", puede empezar a identificar y gestionar las áreas en las que existe incertidumbre. Éstas se denominan "oportunidades" y "vulnerabilidades".
Estos se capturan de toda la organización, cubriendo:
- Incertidumbre en la introducción de productos
- Incertidumbre sobre la demanda y las compras de los consumidores
- Incertidumbre en la cadena de suministro
- Incertidumbre financiera
- Incertidumbres sobre los RRHH
- Incertidumbre jurídica
- Incertidumbre normativa
La captura formal de la incertidumbre en torno al plan base integrado permite a las organizaciones desarrollar escenarios que pueden ser modelados dentro de la empresa para determinar cómo responderán si se produce alguna de esas incertidumbres.
Es importante recordar que la incertidumbre puede ser positiva para una empresa, especialmente si está preparada para afrontarla.
Hace unas semanas estuve con un cliente que consiguió utilizar su planificación de escenarios para conseguir un importante negocio nuevo, gracias a que ya habían creado un "escenario" sobre cómo responderían. Habían identificado una oportunidad a través de su proceso de PNI en torno a la quiebra de un competidor clave y habían dedicado tiempo, como parte de su "gestión de oportunidades", a crear un escenario sobre cómo responderían. Esto incluía el mantenimiento de algunas existencias estratégicas de seguridad de materias primas, así como de algunos productos acabados.
Esta planificación de escenarios significó que, cuando el competidor quebró, fueron capaces de asumir el contrato de suministro rápidamente, lo que fue el factor clave para la adjudicación del nuevo negocio. Reconocieron que, de no haber contado con un plan de escenarios, no habrían sido capaces de responder dentro de los plazos requeridos y probablemente no habrían conseguido el nuevo negocio.
Aunque el resultado fue positivo, un factor clave que hay que tener en cuenta a la hora de elaborar planes para situaciones hipotéticas es pensar en cómo podemos asegurarnos de no quedarnos con un exceso de inventario si no conseguimos el nuevo trabajo. En el caso de esta empresa, ya habían acordado cómo "deshacerse" de la acumulación de existencias si la oportunidad no se producía (la quiebra de su competidor no estaba garantizada) y en qué periodo de tiempo, de nuevo alineado en toda la organización y como elemento clave del "escenario" desarrollado.
Para que la planificación de escenarios funcione eficazmente, es necesario contar con una sólida capacidad para captar esas ventajas (oportunidades) y desventajas (vulnerabilidades), de modo que puedan gestionarse los distintos escenarios. Rara vez un escenario es una consideración unidimensional, sino que es una respuesta empresarial multifuncional y polifacética a la incertidumbre.
Como tal, la planificación de escenarios es un requisito clave del Equipo de Conciliación Integrado, ya que estas personas tienen la visión más amplia de la incertidumbre organizativa y pueden desarrollar los escenarios en un verdadero enfoque de equipo.
El papel de las herramientas
En los últimos años, la capacidad de planificar escenarios ha mejorado significativamente, ya que los proveedores de herramientas han visto que se trata de una capacidad que desean sus clientes.
Ciertamente, he visto que se ha pasado de hacer los escenarios en varias hojas de cálculo Excel fuera de línea a un modelo de escenarios integrado en una de las muchas herramientas disponibles. El avance de las herramientas ayuda a acelerar la planificación de escenarios y también el desarrollo de las consecuencias financieras de las decisiones tomadas. La capacidad de apoyo a la toma de decisiones integrada y rápida está impulsando realmente importantes oportunidades en este ámbito.
¿Cuál es su capacidad para responder a la incertidumbre?
¿Es capaz de vencer a su competencia gracias a ella, o corre el riesgo de que su competencia le venza por su falta?
La necesidad de un proceso sólido y maduro de Planificación Empresarial Integrada es una base fundamental si se quiere tener éxito en este ámbito. Muchas empresas están trabajando en el desarrollo de esta capacidad básica, y las herramientas para apoyarla siguen avanzando.
Creo que la incertidumbre va a estar con nosotros durante mucho tiempo, de hecho la incertidumbre es probablemente una constante. Así que asegúrate de que eres capaz de prosperar con la incertidumbre, prepárate para el éxito y no te quedes atrás.
Descargue nuestro libro blanco, Planificación de escenarios: Una habilidad necesaria para impulsar una mejor toma de decisiones en IBP para saber más.
Autor(es)
-
